De la numérisation à la mise en ligne

La numérisation de nos documents est confiée à un prestataire qui opére :

sur notre site pour la numérisation en cours de l’état civil et le fichier des cartes d'identité de Français ;
dans ses locaux pour la numérisation de documents d’un format que le scanner in-situ ne peut pas prendre en charge, tels les plans, les supports spéciaux (plaques de verre) ou les tables de successions et absences et les recensements de population complémentaires (dans le cadre d’un partenariat avec une société de généalogie).

La préparation des documents

Restauration, dépoussiérage et conditionnement

Avant d’être intégré dans la chaine de numérisation, chaque document est examiné pour dresser un état sanitaire qui oriente le document soit vers l’atelier de restauration des Archives départementales pour de petites réparations ou mises à plat soit vers un prestataire de restauration pour un traitement plus approfondi. Le cas échéant, les documents sont dépoussiérés et « conditionnés » (mis en liasse ou en boîtes de conservation) par un agent des Archives.

Allotissement et fichier de récolement

Un lot de document à numériser correspond à un lot d’images qui sera mis en ligne :

tranche de 20 ans pour l’état civil, par exemple, ou un ensemble de documents de même forme (registres, plans, affiches) ;
en moyenne 45 000 et 55 000 vues.

Pour assurer une navigation aisée sur le site, les documents sont découpés en tranches (chronologique, typologique (naissances, mariages, décès), par commune) à l’aide d’un signet papier inséré par un agent ; ce « découpage » peut aussi être virtuel, sous la forme d’un découpage numérique fourni au prestataire.

Ce découpage est alors transcrit dans un « fichier de récolement », sous format tableur et complété par l’opératrice de numérisation avec les liens de chaque image. C’est ce « fichier de récolement » qui servira aussi à la mise en ligne au moment du chargement des images sur le serveur d’hébergement du site internet.

Une fois ces opérations réalisées, les documents sont ensuite transportés pour être mis à disposition de l’opératrice de numérisation.

Le contrôle des images

Une fois produites, les images sont transmises au chef de projet de l’entreprise pour réaliser un premier contrôle qualité. Elles sont ensuite envoyées aux Archives départementales qui vont contrôler :

les informations portées sur le fichier de récolement et la concordance avec les dossiers et sous dossiers numériques ;
la qualité des images ;
les lacunes de vues éventuelles ;
les lacunes des actes des communes ou de typologies d’actes.

A l’issue de ce contrôle, un rapport est envoyé au prestataire pour qu’il réalise les corrections et les reprises de vues éventuelles. Un dernier contrôle par l’agent des Archives porte sur les corrections demandées puis sur la mise en ligne des fiches et des images une fois que les vues sont chargées sur le site internet.

Malgré ces opérations de contrôle, il se peut que des erreurs de mise en ligne demeurent. L'internaute peut dès lors nous les signaler. Sachez toutefois qu’en fonction de la nature de l’erreur, la correction apportée peut être liée à une opération de reprise longue et complexe. Il ne nous est donc pas possible de vous donner une date de mise en ligne des corrections (voir la page "anomalies et lacunes").

Entre la sélection des documents et la mise en ligne des images numérisées, il faut compter entre 6 et 12 mois.

Et après ?

Dans le cadre de ces opérations de numérisation, les images sont produites sous deux formats :

Un format léger pour la mise en ligne, permettant une consultation en ligne optimale ;
Un format plus lourd, dit de conservation ; ces images permettent éventuellement de reproduire des images de consultation dégradées mais aussi de disposer d’images d’une qualité adaptée à l’édition d’ouvrages.

Les Archives départementales doivent donc assurer la conservation de ces images numériques qui représentent des téraoctets de données !

Les supports originaux, restaurés et bien « conditionnés » sont également conservés d’une part en raison de leur ancienneté, de leur préciosité et de leur caractère unique mais également parce que leur intérêt historique réside aussi, au-delà de leur contenu, dans leur forme matérielle.